Privacy & Cookies

BOLT Advocaten verwerkt in bepaalde gevallen persoonsgegevens en is verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring. Onze website www.boltlaw.nl maakt daarnaast gebruikt van cookies of vergelijkbare technieken om de functionaliteit van onze website te bevorderen waarmee geanonimiseerde en voor ons niet naar personen herleidbare informatie wordt opgeslagen. Ook hierover treft u in deze privacyverklaring nadere uitleg en informatie aan.

Contactgegevens

Maliebaan 74
3581 CV Utrecht
T: +31 30 30 31 200

Persoonsgegevens

BOLT Advocaten verwerkt uw persoonsgegevens (i) doordat u of uw onderneming gebruik maakt van onze diensten, (ii) omdat u deze zelf aan ons verstrekt, en/of (iii) omdat wij een wettelijke verplichting hebben om persoonsgegevens te verwerken in het kader van de naleving van op ons toepasselijke wet- en regelgeving.

Persoonsgegevens die wij verwerken zijn: Voor- en achternaam, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, woonplaatsgegevens, telefoonnummer, e-mailadres, bankrekeningnummer.

BOLT Advocaten verwerkt in specifieke gevallen ook bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens als dat in het kader van onze dienstverlening noodzakelijk is om de belangen van onze opdrachtgever te behartigen of voor de naleving van wet- en regelgeving: gezondheid of medische gegevens, strafrechtelijk verleden, persoonlijke aangelegenheden in de huiselijke sfeer, burgerservicenummer (BSN), biometrische gegevens, kopie van of gegevens uit identificatiedocumenten zoals paspoort of rijbewijs, gegevens omtrent opbouw en herkomst persoonlijk vermogen en deelnemingen in ondernemingen.

Doel

BOLT Advocaten verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Het identificeren van en uitvoeren van opdrachten voor en behartigen van de belangen van cliënten
  • Omwille van correspondentie en dossierbeheer in zaken
  • Het administreren en inzichtelijk maken van werkzaamheden, het declareren en afhandelen van uw betalingen
  • Het aanleggen en beheren van personeelsgegevens en gegevens inzake sollicitanten
  • Verzenden van onze nieuwsbrief of whitepapers, het onderhouden van zakelijk contact met cliënten en prospects, andere zakelijke adviseurs en andere advocaten in binnen- en buitenland
  • Om u te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
  • BOLT Advocaten verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor belastingaangiften, het voeren van administratie, het bijhouden van gegevens in het kader van de naleving van onder andere de Wet ter bestrijding van witwassen en financiering van terrorisme (Wwft) en de Verordening op de Advocatuur.
    Geautomatiseerde besluitvorming

BOLT Advocaten neemt nooit op basis van geautomatiseerde verwerkingen gemaakte besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

BOLT Advocaten bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld.

Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens: (Categorie) persoonsgegevens:

1. Client- en relatiegegevens: Wij verzamelen en slaan cliëntgegevens en gegevens van hun contactpersonen op in ons systeem voor toekomstige communicatiedoeleinden. De persoonsgegevens bestaan uit personalia en contactgegevens, functie en indien van toepassing gegevens van de rechtspersoon van het bedrijf. Clientgegevens worden bijgehouden zolang er met de desbetreffende cliënt of zakelijke relatie met enige regelmaat zakelijk contact is en/of BOLT Advocaten diensten verleent aan de cliënt. BOLT Advocaten hanteert als richtlijn dat het systeem jaarlijks wordt gecontroleerd en opgeschoond. Gegevens van cliënten en contactpersonen waarmee meer dan 12 maanden geen contact heeft bestaan worden verwijderd van ons systeem.

2. Wwft-dossiergegevens: Persoonsgegevens die wij ter vervulling van de verplichtingen uit hoofde van de Wet ter bestrijding van witwassen en financiering van terrorisme (Wwft) aanhouden: BOLT Advocaten bewaart (i) de in het kader van het cliëntenonderzoek vergaarde gegevens gedurende vijf jaar na het tijdstip van het beëindigen van de zakelijke relatie of tot 5 jaar na het uitvoeren van de desbetreffende transactie en (ii) de gegevens van de melding van ongebruikelijke transacties en legt deze vast gedurende 5 jaar na het tijdstip van het doen van de melding.

3. Zaakdossiers: Persoonsgegevens in zaakdossiers waaraan een opdracht ten grondslag ligt worden bij archivering zoveel mogelijk ontdaan van voor onze dossierplicht overbodige persoonsgegevens. Vervolgens wordt het dossier in elektronisch archief bewaard gedurende 5 jaar na afsluiting van het dossier of beëindiging van onze bemoeienissen in de desbetreffende zaak.

4. Administratie: De wettelijke bewaartermijn voor administratieve gegevens bedraagt 7 jaar. Persoonsgegevens die (noodzakelijkerwijs) deel uitmaken van de administratie worden 7 jaar bewaard en daarna verwijderd. Bij het aanleggen van de administratie beoordelen wij telkens of de desbetreffende persoonsgegevens noodzakelijk zijn om te bewaren voor de doeleinden van onze administratieplicht.

5. Personeel en sollicitaties: Wij verwerken persoonsgegevens van sollicitanten tot 3 weken na afloop van de sollicitatieprocedure, tenzij de sollicitatie tot een dienstbetrekking of opdracht heeft geleid. In dat laatste geval worden de gegevens in het personeelsdossier in onze administratie opgenomen en tot 7 jaar na het einde van de dienstbetrekking bewaard. Bij het einde van de dienstbetrekking worden alleen die persoonsgegevens bewaard die noodzakelijk zijn voor de administratieplicht.

Delen van persoonsgegevens met derden

BOLT Advocaten verstrekt uitsluitend aan derden en alleen als dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst van opdracht met u of de afhandeling van aangelegenheden die daar nauw mee samenhangen, en om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Cookies en vergelijkbare technieken

BOLT Advocaten gebruikt alleen technische en functionele cookies, alsmede analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy en geen verwerking van persoonsgegevens omvatten.

Een cookie is een klein (tekst)bestand dat bij het eerste bezoek aan onze website www.boltlaw.nl wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone en daarna kan worden uitgelezen bij bezoek aan onze website. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen.

U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

BOLT Advocaten neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via privacy@boltlaw.nl.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om voorheen gegeven toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door BOLT Advocaten.

Tot slot heeft u ook het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar privacy@boltlaw.nl

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw eigen privacy. We reageren zo snel mogelijk, in elk geval binnen vier weken, op uw verzoek.

Klachten

U heeft de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: APG klacht

Mei 2018